Здравствуйте!

Собственно используется в данном случае именно глагол wahrnehmen?

da Ihr Schreiben vom xx.xx.2023 die genaue Zeit nicht enthält, wie es sein sollte, kann der Termin am xx.xx.2023 nicht wahrgenommen werden

В письме не указано точное время, а только дата - подходит лучше всего именно этот глагол?

Благодарю!

«Wie es sein sollte»? Это вы вздумали поучать чиновника? Мне вас не жалко.

die genaue Zeit

die genaue Uhrzeit