А как это вообще раньше функционировало?

Сейчас это работает просто - вносишь данные через форму в интернете - и ты на учете:

Для постановки на учёт в консульский отделе необходимо:

Представить лично либо направить по каналам почтовой или факсимильной связи заявление о постановке на учёт, составленное в произвольной форме. Заявление также может быть направлено по каналам информационно-телекоммуникационной сети Интернет посредством электронной формы.

Обращаем Ваше внимание, что личность гражданина Российской Федерации, временно находящегося либо постоянно проживающего за пределами территории Российской Федерации, удостоверяется заграничным паспортом. В этой связи в заявлении о постановке на консульский учет следует указывать данные заграничного паспорта.

По требованию гражданина (при посещении консульского отдела либо запроса, направленного по почте или факсу) ему выдается справка, подтверждающая факт постановки на консульский учет, без взимания консульского сбора.

https://germany.mid.ru/ru/consular/consulate-ru/registrati...

Особо обратите внимание: "без взимания консульского сбора."