Судя по тому, что я сейчас слышу от людей, заказывающих справки, происходит это в основном примерно так: после заказа онлайн в течение пары дней (кому-то буквально сразу, кому-то через 3-5 дней) приходит по email подтверждение, что заявление принято. Такое сообщение приходит НЕ всем (почему, не знаю), но если не пришел прямой отказ принять заявление (чего сейчас практически никогда не бывает), то можно предполагать, что оно принято и обрабатывается.

Примерно недели через две после подачи заявления некоторые клиенты звонят в МИ ФНС по ЦОД и спрашивают, будет ли выдана справка, а заодно спрашивают номер заказного письма, которое ушло в Германию. Как говорят, иногда отвечают крайне неприветливо, а иногда предельно корректны и вежливы, на кого попадете. Также бывает, что ответ отправляют простым, а не заказным письмом (почему, опять-таки не знаю, но бывает), в этом случае номер письма не узнать, но, по крайней мере, узнаете, выдали ли справку, если да, то долгов по налогам нет, при этом есть хороший шанс, что и обычное письмо нормально дойдет.

Письма, что обычные, что заказные, теряются достаточно редко. Самая частая проблема: фамилия почтовом ящике получателя отсутствует или написана не так, как было указано в запросе на справку (в этом случае просто прилепите еще одно написание фамилии на почтовый ящик на время ожидания письма, а как придет, можно будет убрать). Иногда, конечно, письма теряются и по вине почты, в этом случае можно только заказать справку повторно, справки всегда бесплатные, заказывать можно сколько угодно раз.

Заказное письмо можно будет отслеживать по номеру, но изменения статуса могут появляться нерегулярно и вообще не слишком корректно, более того, при появлении в Германии письму вообще может быть присвоен новый номер, про который я не знаю, где и как можно было бы его узнать (зачем это делают, для меня загадка, но я видела несколько таких конвертов от нормально дошедших писем, где российская наклейка с номером была заклеена сверху немецкой с совсем другим номером).

Может быть, у кого-то здесь на форуме был и другой опыт, не слишком похожий на описанный вариант. С почтой никогда не знаешь, что они учудят.