прописана ли где-нибудь стандартная процедура покупки жилья

Да. За это несёт ответственность нотариус.

какие документы требовать от собственника или маклера?

Грундрис, все возможные чертежи и документы по строительству и санированию. Всё, касающееся расходов по дому.

какие документы надо запрашивать в Гемайнде?

Разрешения на всё, чего нет в плане строительства.

нашли дом через маклера, посмотрели, внешне все устраивает. Но хотим инспекцию.Можем ли мы зарезервировать дом, с условием, что если отчет гутахтера не выявит никаких грубых структурных повреждений и т.д., то мы покупаем дом??

Можете. И даже проктолога-иллюзиониста с голубями из задницы заказать.

Но пока Вы состыковываете голубей и свои требования, придёт Вася и скажет: Беру в том виде, что я посмотрел.

Это рынок.

правильно ли я понимаю, что если мы что либо подписали с потенциальным продавцом, но не заверяем у нотариуса, то эта бумага не имеет юридической силы

То. что подписали, за то и несёте ответственность. С продавцом договор Вы не подпишете, посему попадёте только на услуги нотариуса.