Нужно хотя бы за 2 недели до приезда. Но эта процедура, чисто формальная на самом деле.
Так для статистики и понимания, что скоро вы приезжаете, но письмо все же отправьте! В Карлсруэ существуют несколько подразделений БАМФ и все они в равной степени могут
заниматься распределением. Одно только но, если вы приезжаете и вам нужно переночевать, чтобы попасть в рабочее время на прием, то вам
нужно ехать именно по тому адресу, что указан у вас на листочке прибытия. Там вам предоставят ночлег (но по Durlacher Allee 100, там не самое хорошее место для ночевки).
Переночевать можно и в другом месте, - у знакомых, съем жилья или отель.
Не сильно будьте оптимистичными, в плане приехать в Карлсруэ в БАМФ в рабочее время, в тот же день. Смотря каким конечно транспортом будете лететь,ехать в Германию.
Если никто вас не встречает и немецкий у вас на нуле, то будет не просто, без проволочек добраться туда, куда хотите!
В идеале попасть на прием утром. Как минимум иметь под рукой гугл переводчик (офлайн) и быть готовым к тому, что все пойдет не по плану (как вариант).