Я архивную Форму 9 получала в прошлом году лично, не по доверенности. Заявлений никаких не писала. Пришла в паспортную службу, к которй относится мой старый адрес (называются теперь длинно "Отдел вселения и регистрационного учета граждан", сокращенно ОВиРУ, вот здесь есть список по районам https://spb-gid.com/Админи%D... ), показала немецкий паспорт, назвала адрес, где была когда-то прописана. Достала все документы (нотариальный перевод немецкого паспорта, перемену ФИО с апостилем и переводом), но на меня тетка замахала руками, как мельница, сказала, что ничего этого ей не нужно, она просто выдаст справку на ту фамилию, которая есть у них в системе, типа, дата рождения совпадает, да и данные не очень изменились. Меня это вполне устраивало.

Если у Вас есть доверенное лицо, попросите этого человека сначала дойти до паспортной службы (ОВиРУ) и спросить, какие конкретно докумены им нужны, нужно ли заявление и пр. Может, они ему и так справку выдадут, всякое бывает.