Здравствуйте!
Недавно сам был в подобной ситуации. Я выехал с квартиры 17.10.2021. В Übergabeprotokoll стояло, что все в порядке. Я прождал 6 месяцев и написал письмо подобного содержания:

Rückzahlung der Mietkaution

Sehr geehrter Herr VermieterName,

das zwischen uns vereinbarte Mietverhältnis betreffend die Wohnung im Straße.

Hausnummer, 1. OG rechts, in PLZ Stadt wurde zum 17.10.2021 beendet.

Da die Wohnungsübergabe am 17.10.2021 erfolgte und es von Ihrer Seite keinerlei

Beanstandungen gab, bitte ich Sie, die am 21.05.2021 von mir geleistete Kaution in

Höhe von 1440 EUR zzgl. Zinsen und die Nebenkosten bis zum 03.05.2022 durch

Überweisung auf das nachfolgend genannte Konto zurückzuzahlen:

Kontoinhaber: MieterName

IBAN: DEXX XXXX XXXX XXXX XXXX XX

Falls Ihrer Auffassung nach der Auszahlung Gründe entgegenstehen, bitte ich Sie,

mir diese ebenfalls innerhalb der genannten Frist mitzuteilen.

Ich möchte Sie darauf hinzuweisen, dass die noch ausstehende

Betriebskostenabrechnung für das Jahr 2021 Sie nicht dazu berechtigt, die

komplette Kaution einzubehalten, da hier lediglich ein Sicherungsinteresse in Höhe

der zu erwartenden Nachforderung besteht.

Письмо нужно обязательно отправить заказным. И не забыть на почте взять номер, чтобы отслеживать. После того как пройдет ваш срок, нужно еще ждать неделю. Если Vermieter Не ответит, то можете смело идти к адвокату. Мне пару адвокатов по телефону сказали, что нужно ждать год. Но потом мне посоветовали друзья хорошего адвоката. Он сразу взялся за это дело.

Он написал несколько писем. На первое письмо мой Vermieter никак не отреагировал. После второго он перевел мне Kaution, но он не оплатил услуги адвоката. (адвокат в своих письмах сразу ему выставлял счет).

Дальше адвокат спросил моего мнения, хочу я его сам оплатить и все закончить. Либо я оплачиваю еще суд и мы идем в суд. Я выбрал второй вариант. И оплатил сначала сам все.

Итог: В 21.10.2022 состоялся суд и я выиграл. Все издержки за адвоката и суд оплатить должен Vermieter.