Я подавала заявление по почте заказным письмом (Einwurf), хотя у нас на сайте города написано, что можно только онлайн (но фиг туда запишешься). Примерно через два месяца я написала им по электронке спросить, зарегистрировали ли мое заявление. Моментально мне перезвонили, и оказалось, что письмо им не приходило. Вот так. Посмотрели в системе и не нашли. После этого чиновник заговаривал мне зубы, пытаясь отвлечь от этого факта. Сказал, что все равно по почте подавать заявление нельзя, и ничего, что полгода онлайн не записаться, все равно только при личной подаче.
Собираюсь написать в инстанцию выше и пожаловаться. На какой документ можно сослаться, что они обязаны зарегистрировать заявление, даже поданное по почте?

Что можно сделать, чтобы повторно собранные и отосланные документы не постигла та же судьба?

Вам не нужно ссылаться на какие-либо документы, обязывающие учреждение не терять присланные ему документы.

просто попросите принять меры к неповторению "потери", укажите дату, когда Вы отослали повторное заявление, и сообщите, что в случае отказа от рассмотрения обратитесь с иском в суд.

можете также отослать свое заявление в StBH факсом. тогда у Вас будет доказательство и даты и содержания.