если отправлю на конкретное имя, а этот конкретный болен/в отпуске , что произойдет с Einschreiben Einwurf ? Хотелось бы избежать, что письмо не будет принято по этой причине

На конверте Вы лишь указываете, что письмо должно быть доставлено StBH, без указания конкретного сотрудника. Тем более Einschreiben Einwurf доставляются просто в почтовый ящик получателя, почтальон не будет бегать и искать конкретного сотрудника даже если его фамилию указать на конверте.

в оригинальном посте Вы советовали отправлять на имя начальства. Не то, что я надеюсь, что это возымеет какой-то эффект, но думала это имеет смысл

В самом тексте письма можете обращаться к кому угодно, с юридической точки зрения разницы нет. Даже если Вы там укажете начальницу всего KVR, это не значит, что письмо попадёт ей на стол и она самолично его прочитает. Совет с адресованием письма начальнику рассчитан на более мелкие Landkreis‘ы, где вероятность прочтения письма именно начальником в таком случае намного выше, чем в самом большом коммунальном бехёрде Германии.

подавала в июле, подтверждение датировано следующим днем , после того, как был получен антраг. все вместе от отправки до получения 5 дней

Вы подавали заявление обычной почтой, не чере их онлайн-тулзу? И Вам пришлом подтверждение с указанием фамилии Sachbearbeiter уже через пять дней после получения KVR‘ом заявления на натурализацию?