учреждение пошло Вам навстречу и предложило способ подать заявление. отказываться от этого ввиду работы в другом городе опасно ввиду проблематики места проживания. но если Вы хотите рискнуть, то Вы можете продолжать настаивать на своем праве подать заявление по почте, но тут EBH может свернуть в сторону и сказать, что заявление ими уже принято, а личная встреча нужна для прояснения определенных вопросов (что-то подобное они уже написали в обосновании для отклонения иска).

ну с моей колокольни это выглядит так, словно они мне делают одолжение, а не навстречу идут. Однако отказываться от термина я не собираюсь (это было бы очень странно)

пока не видно, по какой причине они могут принять отрицательное решение.

например, недостаточно выдающиеся успехи в интеграции?

да, сертификаты у меня все эти есть, но похвастаться высокими баллами в тесте LiD я не могу, свои волонтёрские движухи, я подтвердить тоже не могу (волонтёрил на альтруизме и неофициально, хоть и для крупных известных немецких фестивалей)

там есть такие вещи как "Reduzierung auf Null". см., например, https://openjur.de/u/854298.html.

данный пример не сопоставим с моим примером

в германии я не учился (не считая курсов), официально нигде не принмал участие в развитии чего-либо, и т.д.