Процедура легализации достаточно сложна и требует значительных затрат. Однако она несовершенна - документ, прошедший такую многоступенчатую и трудоемкую процедуру, оказывается действительным только для государства, консульская служба которого его легализовала. В целях упрощения процесса признания иностранных документов в 1961 г. в Гааге (Нидерланды) подписана Конвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов.
Документы предназначенные для представления в официальные органы других стран (участниц Гаагской конвенции), удостоверяются в особом, упрощенном порядке: уполномоченные органы России проставляют специальный штамп (апостиль), который не требует дальнейшего заверения или легализации и признается официальными учреждениями всех стран - участниц Конвенции. Согласно ст. 9 Гаагской конвенции каждое договаривающееся государство принимает необходимые меры для того, чтобы его дипломатические или консульские агенты не производили легализации в тех случаях, когда Конвенция предусматривает освобождение от таковой.
Гаагская конвенция отменяет для стран - участниц требование дипломатической или консульской легализации официальных документов, направляемых в ту или иную из этих стран, и заменяет эту процедуру проставлением апостиля.
Апостиль - это специальный штамп, который проставляется на официальных документах стран-участниц Гаагской конвенции и не требует дальнейшего заверения. Он удостоверяет подлинность подписи, качество, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и в надлежащем случае - подлинность печати или штампа, которым скреплен этот документ.
В соответствии со ст. 1. Гаагской конвенции отмена требования легализации иностранных документов распространяется на официальные документы, которые выданы на территории одного из договаривающихся государств и должны быть представлены на территории другого договаривающегося государства. По смыслу Гаагской конвенции, под официальными документами понимаются:
1) документы, исходящие от органа или должностного лица, подчиняющиеся юрисдикции государства, включая документы, исходящие от прокуратуры, секретаря суда или судебного исполнителя;
2) административные документы;
3) нотариальные акты;
4) официальные надписи, которые сделаны на документах, подписанных лицами в их частном качестве, таких как официальные удостоверения, подтверждающие регистрацию документа или факта, имевшего место на определенную дату, официальное и нотариальное заверение подписей.
Действие Гаагской конвенции распространяется на документы об образовании, гражданском состоянии, трудовом стаже, свидетельства о нахождении в живых, справки, доверенности, судебные решения и материалы по гражданским, семейным и уголовным делам.
Положения Гаагской конвенции не распространяются на документы, выданные дипломатическими или консульскими агентами, а также административные документы, имеющие прямое отношение к коммерческой или таможенной операции. К ним относятся доверенности на совершение сделок, перемещение товаров через границу, договоры (контракты) о поставке товаров и предоставлении услуг, о выполнении различных работ и расчетов по ним и т.д. В тех случаях, когда это предусмотрено внутренним законодательством страны, на территории которой будут использовался данные документы, они должны легализоваться обычным путем, т.е. применяется консульская легализация. включающая последовательное проставление удостоверительной надписи в нескольких учреждениях. Сохранение многоступенчатости при легализации такого рода документов позволяет осуществлять более строгий контроль за деятельностью коммерческих предприятий. В то же время апостиль проставляется на уставах и учредительных документах, на патентной и иной документации, исходящей от органа государственной власти или управления (свидетельства о регистрации, лицензии и т.п.). На уставных документах, а также на изменениях и дополнениях к ним должны быть отметка и печать регистрационной палаты или налогового органа, а также подпись должностного лица регистрационной палаты.
Консульская легализация
Консульская легализация заключается в подтверждении соответствия документов законодательству государства их происхождения и представляет собой засвидетельствование подлинности подписи должностного лица, его статуса и, в надлежащих случаях, печати уполномоченного государственного органа на документах и актах с целью использования их в другом государстве.
В свою очередь, произвести консульскую легализацию документов возможно тремя способами. Первый - консульская легализация документов производится на территории государства, которое выдало этот документ. Второй √ консульская легализация документов производится на территории государства, где этот документ необходимо предоставить (использовать). Третий - консульская легализация документов производится на территории третьего государства.
Все три способа консульской легализации документов состоят из очередности различных заверений.
В первом случае, сначала у нотариуса заверяется документ и правильность его перевода на язык государства, где будут использоваться эти документы, затем следует обращение в Министерство юстиции, где свидетельствуется подлинность подписи нотариуса. После этого в департаменте (другой компетентный орган, в зависимости от государства) консульской службы МИД подтверждается подлинность подписи должностного лица органа Минюста и, наконец, последний шаг - посещение консульства того государства, где будут использоваться документы. Там-то и происходит долгожданная легализация.
Во втором случае, иностранные документы сначала заверяются в дипломатическом представительстве или консульском учреждении того государства, на территории которого они были выданы. Хочу заметить, что подпись и печать под подтверждением вправе ставить только посол, нач. консульского отдела (консул) его зам (вице-консул). Остальные лица консульства (посольства) подписывать документы такого рода не имеют права. Далее, заверенные таким образом документы, после проверки по каталогу подлинности подписи, оттиска печати и полномочий сотрудника консульского отдела, легализуются в уполномоченном органе консульской службы МИД того государства, где эти документы будут использованы. В этом случае также может быть потребован нотариальнозаверенный перевод документов на язык государства, где эти документы будут использованы.
Третий способ консульской легализации документов в виду его специфики не получил широкого применения, но возможность его использования при определенных сложившихся обстоятельствах не исключена.