Я тоже через год получила бумажку от консульства. Процедура предполагается как Вы выше описывали.
До этого я пыталась сама просто выписаться в ЖЭКе в один из приездов и имея уже печать о временном учете - мне ответили, что только с бумажкой из ОВИРа о ПМЖ (по закону). Мне просто не очень сильно нужно было, но если бы была другая ситуация, то вероятно с начальницей ЖЭКа можно было бы договориться, т.к. после разговора с паспортисткой поняла, что "сложные" вопросы только через нее.
В Центральном ОВИРе в Киеве я тоже узнавала можно ли, что бы кто-то сдал паспорт (я была в консульстве свидетельницей того, что некоторые женщины не смогли сдать паспорт и выписаться в Киеве, имея бумажку о разрешении на ПМЖ от консульства). Мне сказали, что нужно лично, но в очень редких исключениях (догадайтесь сами каких) может кто-то. но минимум Вы должны оставить гендоверенность на человека.
И еще, некоторые получили разрешение из консульства гораздо раньше. Сдавали документы в октябре, а получили в апреле уже разрешение.
Но стандартно и согласно всех законов, процедура как Вы описывали.