У меня сканер CanoScan3000 и у него есть ПО которое позволяет сохранять документ в формате PDF, посмотрите внимательно, может и у Вашего сканера есть такая возможность.
А в общем-то Adobe Acrobat позволяет из картинки сделать pdf-документ. Я пользуюсь программой pdfFactory, которая устанавливает в систему виртуальный принтер, и при отправке документа на печать создается pdf-файл. Таких программ - море.
Распознавать документы в FineReader, как Вам советуют здесь, не надо, потому что Вам именно нужна копия документа со всем оформлением, подписями и печатями.
У меня pdf-файл включающий в себя 7 страниц занимает по объему примерно 500 кбайт.
Есть такой сайт: http://www.zamzar.com/. Там создадут Вам из картинки pdf-файл. Только предварительно сосканированную картинку сохраните не в tif-формате, а в jpg или gif, для уменьшения размера по объему, и сканируйте с разрешением 300 dpi. И еще, при сканировании черно-белых документов поэкспериментируйте - там есть возможность сканировать в режиме черно-белый, а есть с градацией серого. Соответственно понравившийся Вам режим и используйте.