"Доверенное лицо" - это человек, как правило проживающий на территории Германии, которому заявитель может доверять. Доверенное лицо от имени заявителя ведёт переписку с Федеральным административным ведомством (BVA), получает и отправляет все документы, т.е. является посредником между заявителем и BVA. Доверенное лицо также обязано своевременно доводить до сведения заявителя всю поступающую ему от BVA информацию по делу заявителя. Заявитель должен полностью доверять своему доверенному лицу, так как недобросовестное выполнение доверенным лицом своих функций может отрицательным образом отразиться на судьбе заявителя. Как правило, доверенным лицом выступает близкий родственник или друг заявителя. Выбрать доверенное лицо заявитель может при заполнении антрага на переселение. Если по каким-то причинам заявитель больше не может доверять первоначально выбранному доверенному лицу, он может отозвать доверенность.

Заявитель вовсе не обязан иметь доверенное лицо, он может вести всю переписку с BVA напрямую от своего имени. Это никак не отражается на его деле. Вместе с тем, иметь доверенное лицо, проживающее в Германии, удобно, так как в этом случае быстрее и надёжнее происходит обмен почтовой корреспонденцией между заявителем и BVA.