Он вас теребит на предмет выполнения DSGVO. Сразу было ясно, что такие придурашные появятся.

1. Если выставляли ему какие счета, квитанции, писали мэйлы, то указываете, что использовали исключительно для коммуникации и по инициативе клиента.

С какого времени длится история? Новые правила в силе были?

2. Если третьим лицам (посредникам) не сообщали о нем никакой информации, то "keine". Если фигурировал он в бухгалтерии и его данные обрабатывал бухгалтер.

3. Пишите, что все его данные удалили и больше о нем инфы не храните. Только то, что нужно для финотчетности, если срок картации не наступил.

4. Nein, потому что пкт. 3. Все стерли.

Вообще, вам нужно на сайте (если есть) или на фирме вывесить инфу для клиентов по соблюдению DGSVO. Формальность - для какие целей и какие их данные храните, кому передаете - бла-бла-бла.

Datenschutzbeauftragte - это не орган. У всех фирм, имеющих дело с личным данными клиентов в объеме превышающим указанные в законе границы (там все достаточно размыто), должен быть установленный ответственный человечек - именно Datenschutzbeauftragter.