Какая разница, кто Вас ведет. Шлите заявление по почте, оставьте себе квитанцию. Если они не отреагируют за три месяца, будете жаловаться - у них будут проблемы. Отреагируют как-то глупо - Вы подадите жалобу, у них будут проблемы. Пока в свободной форме посылайте - я такой-то такой-то подаю заявление на Daueraufenthaltskarte, прилагаю копию паспорта и Aufenthaltskarte. Число, место проживания, подпись. Если сами не можете написать по-немецки, попросите знакомых помочь, это одно предложение буквально, ничего сложного. Чтобы наверняка, можно отослать не за 3 месяца, а за неделю или две, но тогда придется какое-то продолжительное время с истекшей карточкой находиться, что тоже не очень удобно (хотя бы в плане поездок), поэтому решайте сами. Хотя с точки зрения закона, никакой беды от истекшей карточки нет, поскольку Ваш статус не карточкой определяется, а отношениями с гражданкой ЕС, так что насчет истекшей карточки сильно переживать тоже нет смысла, это не делает Вас автоматом нелегалом (в отличие от обычных карточек ВНЖ).