Вы, общаясь с БВА, пишете в организацию, а не какой-нить фрау.
Поэтому в адресе на конверте писать про фрау бессмысленно.
Приходя в организацию ваше письмо попадает к отдельному лицу, которое, раскрывает конверт, достает письмо и регистрирует его в базе как ВХОДЯЩАЯ КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ.
Если в вашем письме указан НОМЕР ИСХОДЯЩЕГО СООБЩЕНИЯ из организации - БВА, на который вы ссылаетесь в тексте вашего письма - то этот номер был ранее в базе уже зарегистрирован, и соответственно, человек проверяет, все ссылки на этот номер и определяет НОМЕР ВАШЕГО ДЕЛА и человека, в настоящее время ответственного за ведение этого дела. Это может быть совсем другая фрау. Ну просто потому, что та фрау, которую вы указали просто вышла в декрет, пока шло ваше письмо.
НОМЕР ВАШЕГО ДЕЛА содержит ссылку на папку/папки, связанные с вами по конкретному вопросу, которое может включать кучу писем входящих и исходящих под разными номерами.
Поэтому важно указывать номера приходящих писем, на которые вы отвечаете.
Но даже и без номера, если вы его не помните, ваше дело смогут найти (конечно займет время, но компьютеры решают проблему поиска данных), если вы укажете точно ваши данные, дату и место рождения, и опишете суть вопроса, по которому вы обращаетесь. Можно даже описать, что мол вы уже писали ранее и вам пришел по вашему делу такой-то ответ и вы хотели бы возобновить / продолжить процесс, а не создать новый.
Так что, если даже просто указать на конверте (BVA) Bundesverwaltungsamt, Deutschland , то ваше письмо должно дойти до адресата. Вопрос лишь во времени. Хотя думаю, что не дольше обычного с полным адресом BVA в Кельне. А вот "На деревно дедушке" идти может гораздо дольше.