Присылают протоколы каких то собраний жильцов - но я на них не хожу и этих бумаг не читаю.

Вы это, серьёзно что ли? Сначала забили на свои обязанности как собственник, а потом удивляетесь? Открою секрет: в тех компаниях работают люди и если туда написать или позвонить и вежливо (!) поинтересоваться, то они в 90% случаев так же вежливо и по делу отвечают. Много раз проверено на 3 разных фирмах. Может они действительно ошиблись. А может и нет.

Пример из жизни- внезапно сдохло отопление в многоквартирном доме, ремонт котла и прочие внеплановые радости - 30 тыщ евро. Собрание жильцов большинством решило половину этой суммы собрать деньгами, другую половину взять из Rücklagen. Вот вам и внеплановый платёж/списание в размере около 1000€ с квартиры. К оплате обязателен независимо от ваших хотелок и финансового положения. Может у вас похожая ситуация и какие-то общие расходы разбили равными долями, чтобы не списывать всю сумму сразу.

А счетов с росписью сколько за что - не получала ни разу.

В каких-то компаниях их присылают, в каких-то экономят и ссылаются на протокол собраний. Опять же вопрос конракта с управляющей компанией. Платите по премиум тарифу - скорее всего получите премиум услуги, детализацию расходов, поиск подрядчиков, сопровождение и приёмку работ на общественной собственности и тд. Собрание жильцов решидо взять компанию по-дешевле - получите минимум, условно один Wirschaftplan и собрание жильцов с протоколом.

А если вас напрягает общение с другими собственниками или управляющей компанией, - купите себе отдельный дом или живите на съёме.